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云办公系统
Cloud office system

云办公,《著云台》的分析师团队结合云发展的理念总结认为,在云平台上,所有的办公设备,办公咨询策划服务商,设备制造商,行业协会,管理机构,行业媒体,法律结构等都集中云整合成资源池,各个资源相互展示和互动,按需交流,达成意向,从而降低成本,提高效率。

含义

广义上的云办公指将政企办公完全建立在云计算技术基础上,从而实现三个目标:第一,降低办公成本;第二,提高办公效率;第三,低碳减排。

狭义上的云办公指以“办公文档”为中心,为政企提供文档编辑、存储、协作、沟通、移动办公、工作流程等云端SaaS服务。云办公作为IT业界的发展方向,正在逐渐形成其独特的产业链与生态圈,并有别于传统办公软件市场。

原理

云办公的原理是把传统的办公软件以瘦客户端(Thin Client)或智能客户端(Smart Client)的形式运行在网络浏览器中,从而达到轻量化目的。随着云办公技术的不断发展,现今世界顶级的云办公应用,不但对传统办公文档格式具有很强的兼容性,更展现了前所未有的特性。

云办公原理图示

云办公的特性包括:

第一,:编制出精彩绝伦的文档不再是传统办公软件(如Microsoft Office)所独有,网络浏览器中的瘦客户端同样可以编写出符合规格的专业文档,并且这些文档在大部分主流操作系统与智能设备中都可以轻易被打开;

第二,:文档可以多人同时进行编撰修改,配合直观的沟通交流,随时构建网络虚拟知识生产小组,从而极大提高办公效率;

第三,移动化办公:配合强大的云存储能力,办公文档数据可以无处不在,通过移动互联网随时随地同步与访问数据,云办公可以帮助外派人员彻底扔掉繁重的公文包。

相比优势

对比传统办公软件

传统办公软件的问题

在PC时代Microsoft公司的office软件垄断了全球的文档办公市场,但随着企业协同办公需求的不断增加,传统办公软件展现出以下这些缺点:[1] 

第一,使用复杂,对电脑硬件有一定要求。

传统办公软件需要用户购买及安装臃肿的客户端软件,这些客户端软件不但价格昂贵,而且要求用户在每一台电脑都进行繁琐的下载与安装,最后更拖慢了用户本地电脑的运行速度。

第二,跨平台能力弱。

传统办公软件对于新型智能操作系统(如iOS, Android等)没有足够的支持。随着办公轻量化、办公时间碎片化逐渐成为现代商业运作必不可少的元素之一,传统办公软件则相对显得臃肿与笨重。

第三,协同能力弱。

现代商业运作讲究团队协作,传统办公软件“一人一软件”的独立生产模式无法将团队中每位成员的生产力串联起来。虽然传统办公厂商(如Microsoft)推出了SharePoint等的专有文档协同共享方案,但其昂贵的价格与复杂的安装维护成为了其普及的绊脚石。

云办公应用的优越性

云办公应用为解决传统办公软件存在的诸多问题而生,其相比传统办公软件的优越性体现在:

第一,运用网络浏览器中的瘦客户端或智能客户端,云办公应用不但实现了最大程度的轻量化,更为客户提供创新的付费选择。首先,用户不再需要安装臃肿的客户端软件,只需打开网络浏览器便可轻松运行强大的云办公应用。其次,利用SaaS模式,客户可以采用按需付费的形式使用云办公应用,从而达到降低办公成本的目的。

第二,因为瘦客户端与智能客户端本身的跨平台特性,云办公应用自然也拥有了这种得天独厚的优势。借助智能设备为载体,云办公应用可以帮助客户随时记录与修改文档内容,并同步至云存储空间。云办公应用让用户无论使用何种终端设备,都可以使用相同的办公环境,访问相同的数据内容,从而大大提高了方便性。

第三,云办公应用具有强大的协同特性,其强大的云存储能力不但让数据文档无处不在,更结合云通讯等新型概念,围绕文档进行直观沟通讨论,或进行多人协同编辑,从而大大提高团队协作项目的效率与质量。

用户的疑虑

对云办公应用的主要疑虑体现在其对传统文档格式的兼容性。

其实我们应该看到,就算是Microsoft自己推出的Office365云办公应用,也无法对其自家的office软件生产的文档格式进行百分百的格式还原兼容。事实上,这正是云办公与传统办公软件市场最大的不同之处。经过长期的发展,一些世界尖端的云办公应用已经完全有能力编辑出专业的文档与表格,因此在与传统办公软件格式兼容的问题上,我们大可以转换一种思维,如果我们从现在开始使用云办公应用来生产新的文档,而这些文档又可以在大多数平台中得到完全展现的话,与旧文档格式兼容的依赖就可以大大弱化。我们可以这样理解,对旧文档格式的兼容支持仅作为导入云办公应用格式的用途。